טפסים לניהול ועד בית

בניהול ועד בית יש גם חלק בירוקרטי. צריך לשמור את תוצאות ההצבעות באסיפות הדיירים. יש לשמור קבלות שנתקבלו מהעסקת עובדים חיצוניים כגון תשלומים שניתנו למנקה, לגנן או לטכנאי המעליות. כדי לשמור על ניהול תקין צריך לשמור תיעוד של כל הגבייה שנעשתה מהדיירים. במידה ואחד הדיירים נעדר ומעוניין שאדם אחר יהיה במקומו באסיפת הדיירים יש לשמור את ייפוי הכוח שהוא העביר ועוד. את כל העניינים הבירוקרטים הללו ננהל בעזרת טפסים לניהול ועד בית שיעשו קצת סדר בכל הניירת.

מה הם סוגי הטפסים לניהול ועד בית שתזדקקו להם?

ריכזנו עבורכם את הטפסים לניהול ועד בית הנפוצים ביותר.

  • פרוטוקול אסיפת דיירים – חשוב להבין שפרוטוקול אסיפת הדיירים הוא מסמך משפטי לכל דבר ולכן יש לשמור על תבנית תיעוד קבועה וברורה. הפרוטוקול ישמש לתיעוד ההחלטות שהוסכמו באסיפת הדיירים. הפרוטוקול ישמש כאסמכתא במקרים של חוסר הסכמה בין הדיירים, במידת הצורך הפרוטוקול ישמש גם בבירורים משפטיים ומול רשם רשות המקרקעין. על התיעוד להיות מתויק בצורה מסודרת כך שיהיה נגיש בעת הצורך. במידה והבניין מנוהל על ידי חברת ניהול ואחזקה נציג מטעם חברת הניהול יהיה נוכח באסיפות וידאג לתיעוד תקין, נגיש ומסודר של כל הטפסים לניהול ועד בית.
  • פרוטוקול בחירת ועד בית – על-מנת שלוועד הבית תהיה הסמכות המשפטית לפעול בשם דיירי הבניין עליו להראות שהוא נבחר בבחירות תקינות. מסיבה זו חשוב לשמור פרוטוקול בחירת וועד בית מסודר. בפרוטוקול יצוינו פרטי חברי הוועד שנבחרו. מה תפקידו של כל אחד מהם. חתימות הדיירים שהשתתפו באסיפת הדיירים שבה נבחר הוועד החדש ועוד.
  • הודעה על אספת דיירים – כדי למנוע מצבים שבהם מועברות החלטות "במחטף", נקבע שיש לפרסם לפחות ארבעה ימים מראש לפני קיום אסיפת דיירים. על הוועד בית לפרסם בצורה כתובה במקומות בולטים ומוסכמים. למשל, בהודעות לתיבות הדואר של הדיירים ובמודעות על לוחות המודעות בבניין.

לסיכום: ישנם עניינים בירוקרטים רבים בניהול ועד הבית. על מנת לשמור על ניהול תקין והתנהלות יעילה חשוב לדאוג לתיעוד נכון ומסודר. בניינים רבים בוחרים כיום להסתייע בחברת ניהול ואחזקה חיצונית על מנת שהניהול יהיה מסודר, יעיל, וימנע עימותים וכעסים בין השכנים.

 

אהבתם את התוכן? שתפו:

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin